Cobrief bruker informasjon om bedriften din for å vite hvilke anbud du skal se. Første gang du registrerer en konto i Cobrief velger du derfor hvilken bedrift du skal registrere, og Cobrief kommer med forslag til hva vi skal vise deg. Dette kaller vi tjenesteområder, og er en samling av innkjøpskoder (CPV-koder) som vi vet mange innkjøpere bruker innenfor din tjeneste.
Hold kontroll på anbudsmuligheter
Etter registrering vil selskapet få sin helt egen innboks, der Cobrief oppsummerer og samler alle relevante anbud for deg. Når du finner et relevant anbud kan du lagre det for vurdering ved å trykke på «Lagre».
Trykker du på skjul vil anbudet fjernes fra innboksen, men du kan alltid hente opp igjen anbudet ved å trykke på de tre prikkene oppe til høyre for Utarbeides-fanen.
Når innboksen er tom kan du trykke på Vurderes-fanen for å se alle anbud til vurdering.
Oppe til høyre på kortet finner du relevansepoengene til anbudet. Dette er en poengsum som sier hvor godt treff anbudet er sammenlignet med selskapet sitt anbudssøk.
Bli varslet om nye konkurranser
Få informasjon om nye anbud med en gang de lyses ut ved å sette opp anbudsvarsler. Som standard får den personen som registrerte seg i Cobrief anbudsvarsler på e-post en gang hver ukedag. Dette kan du justere ved å trykke på «Varsler» i selskapsmenyen.
For å legge til flere e-poster i varslene kan du opprette en ny varsel.
Trykk «Opprett ny varsel».
Deretter velger du kanal du vil varsles i (2). Har du Slack kan Cobrief sende en melding til en felles Slack-kanal.
Velg hvem som skal motta e-postvarsel dersom du har valgt e-post som kanal.
Velg når du skal varsles. Alle varsles sendes ut klokken 7 om morgenen, unntatt sanntidsvarsler som sendes når konkurransen utlyses på Doffin.
Når du har opprettet en ny varsel kan du slette den gamle for å unngå å varsles dobbelt.
Tilpass filtreringen
Vil du ha full kontroll på anbudssøket ditt kan du trykke på selskapsnavnet og velge «Filtrering».
Herfra kan du tilpasse følgende filtre:
Innkjøpskoder - Når innkjøpere lyser ut nye anbud velger de mellom et sett av over 10 000 standariserte CPV-koder. Her kan du velge hvilke koder Cobrief skal vise deg anbud for.
Nøkkelord - Når en utlysning inneholder et av nøkkelordene du har valgt i sin beskrivelse eller tittel vil Cobrief vise deg anbudet.
Innkjøpere - Velg spesifikke innkjøpere du ønsker å motta eller ikke motta varsler for.
Anbudsfaser - Velg om du vil varsles også om planleggingsfaser, slik at du kan forberede deg på viktige fremtidige anbudskonkurranser.
Relevansepoeng - Alle filtrerene fra 1-4 vil påvirke hvilken relevansepoeng anbudet får, både deres spesifisitet og antall treff. Med dette filteret kan du kun varsles om anbud som har poengsum.
De to viktigste filtrene er innkjøpskoder (1) og nøkkelord (2).
Innkjøpskoder
Fra innkjøpskoder kan du søke opp spesifikke koder, og treffene vil vises uthevet. Innkjøpskoder er bygget opp i en trestruktur, der antall bokstaver i koden sier hvor spesifikk koden er. Generelt vil kodene øverst i treet gi flest treff og dermed også mest støy.
Når du velger innkjøpskoder vil Cobrief foreslå andre koder som ofte blir brukt av innkjøpere sammen med koden du valgte. Dette er en god måte å finne nye relevante koder for din bedrift.
Nederst ved lagre-knappen kan du se antall treff søket ditt vil gi, noe som ofte er en god indikasjon på om søket ditt er for smalt eller bredt. Det er anbefalt å ha mellom 5 og 20 treff i uken, avhengig av hvor stort område dere leverer på.
Tips: Se på endring i antall ukentlige treff når du velger en kode for å unngå for brede innkjøpskoder.
Nøkkelord
Utlysningene har ikke alltid de mest riktige innkjøpskodene, og det er derfor nyttig å bruke nøkkelord for å sikre seg at du fortsatt blir varslet om anbudene. I tillegg vil nøkkelordene innvirke positivt på relevansepoengene, som er veldig nyttig om du bruker et filter på relevansepoeng i tillegg.
Du finner nøkkelordene ved å trykke på «Nøkkelord»i menyen til venstre.
Herfra foreslår Cobrief relevante nøkkelord basert på innkjøpskodene du har valgt, men du kan også skrive inn egne nøkkelord ved å skrive inn i tekstfeltet og trykke «Legg til».
Det er anbefalt å velge nøkkelord som er bransjespesifikke, slik at du unngår varsler på tvers av alle bransjer.
Eksempel på gode koder i dette eksempelet er «markedsføring», «grafisk design», «visuell identitet» og «typografi», mens dårlige eksempler kan være «ledelse», «konsultasjon» og «rådgivning».
Optimaliser anbudssøket over tid
Det er vanskelig å få et perfekt anbudssøk fra start, så dette er noe du kan gjøre kontinuerlig den første tiden du bruker Cobrief. Vi anbefaler å gjøre dette via relevansepoengene.
Ser du et anbud som ikke er relevant, trykker du på relevansepoengene oppe til høyre på kortet, og fjerner koden som matchet anbudet. Derfra kan du se alle konkurranser som vil fjernes fra søket ditt ved å fjerne den koden.
Dette gjelder også for anbud som er relevant, men som har en lav poengsum. Da kan du trykke på relevansepoengene for å se hvilke koder innkjøperen har valgt som du ikke har i søket ditt, og legge til disse ved å trykke pluss-knappen.
Cobrief vil også foreslå koder du kan fjerne ettersom du skjuler anbud, slik at du enkelt kan fjerne støy når du tømmer innboksen din.
